Ofertes d'ocupació de Assistent/a Administratiu/va a Madrid

• Nivell d'experiència---
• Tipus de contracteA temps complert
• Publicada25 de febr.

Inglés Excel Administración de oficinas Facturacion Gestión Recursos humanos (RR. HH.) Hojas de cálculo de Google Confidencialidad Medios de comunicación social Informes de gastos Office

GRAND busca: Asistente Ejecutivo, Administrativo y de Soporte Contable

El rol

Buscamos una persona que combine funciones de asistencia ejecutiva, gestión administrativa y soporte contable básico, contribuyendo al control, orden y trazabilidad financiera del estudio.

Este rol es clave para asegurar el buen funcionamiento operativo, la correcta organización documental y el seguimiento administrativo y económico de la actividad del estudio, tanto a nivel corporativo como en el apoyo directo al CEO.

¿Qué harás?

Gestión de oficina y soporte operativo

– Velar por el correcto funcionamiento del estudio: suministros, mantenimiento, proveedores y servicios generales.

– Coordinar la logística de espacios, reuniones y funcionamiento diario de la oficina.

– Supervisar la relación administrativa con proveedores recurrentes.

– Mantener criterios claros de organización, orden y eficiencia operativa.

Soporte administrativo y contable (área clave del rol)

– Recopilar, digitalizar, organizar y archivar facturas de proveedores y clientes.

– Emitir facturas a clientes siguiendo los criterios establecidos por dirección.

– Clasificar gastos e ingresos por proyecto, centro de coste o categoría.

– Preparar documentación para el asesor contable externo.

– Apoyar en conciliaciones bancarias y verificación de movimientos.

– Realizar seguimiento de pagos, cobros y vencimientos.

– Gestionar reembolsos, anticipos y control de gastos del equipo.

– Mantener actualizados registros administrativos y financieros en hojas de cálculo o sistemas internos.

– Contribuir al orden, trazabilidad y accesibilidad de la documentación financiera.

Soporte organizativo y de equipo

– Llevar el control administrativo de vacaciones, ausencias y documentación básica del equipo.

– Apoyar en procesos administrativos internos y organización documental.

– Mantener calendarios compartidos y comunicaciones operativas clave.

Asistencia ejecutiva al CEO

– Gestionar agenda profesional y coordinación de reuniones.

– Preparar documentación y dar seguimiento administrativo a acuerdos.

– Organizar viajes, logística y documentación asociada.

– Filtrar, ordenar y priorizar comunicaciones operativas y administrativas.

Ámbito personal (de forma organizada y limitada)

– Coordinar gestiones personales puntuales que requieran organización administrativa.

– Centralizar encargos logísticos con criterio y discreción.

– Actuar como punto único de contacto administrativo cuando sea necesario.

Qué buscamos

– Fluidez en inglés para comunicación habitual en un entorno internacional.

– Experiencia previa en roles administrativos, office management, asistencia ejecutiva o soporte contable.

– Experiencia práctica con facturación, control de gastos y organización documental financiera.

– Capacidad para trabajar con precisión, orden y atención al detalle.

– Buen manejo de hojas de cálculo (Excel, Google Sheets o equivalente).

– Alta capacidad de organización, priorización y seguimiento de tareas.

– Discreción absoluta y sentido de la confidencialidad.

– Autonomía, fiabilidad y sentido de la responsabilidad.

Valoraremos especialmente

– Formación o experiencia en administración, contabilidad o gestión financiera básica.

– Experiencia preparando documentación para asesorías contables o fiscales.

– Familiaridad con sistemas de facturación o software contable.

– Experiencia en estudios creativos, consultoría o entornos profesionales exigentes.

– Capacidad de estructurar y mejorar procesos administrativos existentes.

Cómo eres

– Extremadamente organizado/a y meticuloso/a.

– Fiable, discreto/a y con alto sentido de la responsabilidad.

– Cómodo/a trabajando con información financiera y documentación sensible.

– Proactivo/a y orientado/a a la mejora del orden y la eficiencia.

– Capaz de combinar visión operativa y precisión administrativa.

Qué ofrecemos

– Un entorno profesional sólido, serio y respetuoso.

– Oportunidades de capacitación y crecimiento.

– Contrato indefinido y jornada completa.

– Horario de referencia: L–V de 9:00 a 18:00.

– Modelo híbrido limitado según necesidades operativas.

– Oficina en zona Gran Vía / Plaza de España (Madrid).