Responsabilidades

El responsable de secretaría y soporte administrativo se integrará en el equipo de Servicios Coporativos de la organización, colaborando en las actividades propias de secretaría y atención al público y prestando soporte administrativo específico a los equipos de trabajo de Gestión de Proyectos Inmobiliarios y Activación. 

Funciones generales propias de Servicios Corporativos: 

• Atención al público telefónica y presencial 
• Gestión documental y de correspondencia 
• Gestión general de oficina 
• Otras tareas propias de recepción y secretaría 

Funciones específicas de soporte a los equipos de Gestión de Proyectos y de Activación: 

• Seguimiento de agenda y soporte personal al Director de Desarrollo 
• Atención y seguimiento de buzones correo electrónico de los equipo técnico y de activación 
• Presentación, seguimiento de expedientes técnicos de proyectos y realización de gestiones relacionadas con Ayuntamientos y otras administraciones públicas 
• Soporte administrativo en procesos de contratación, control de contratos y relaciones con proveedores 
• Solicitud de presupuestos, elaboración de comparativos y revisión de facturas para aprobación 
• Gestión y seguimiento de procesos de aprobación y firma de documentos  
• Soporte en la elaboración de documentos, informes y reportes periódicos 
• Impulso y control del cumplimiento de los procedimientos establecidos 
• Optimización de su configuración y vigilancia del buen uso de los sitios Sharepoint propios de estos equipos 

Requisitos

• Profesional con varios años de experiencia en puestos similares (mínimo 3 años) 
• Alta capacidad organizativa 
• Persona responsable, polivalente y proactiva 
• Competencia en comunicación oral y escrita, manteniendo un estándar elevado de cortesía y seriedad 
• Dominio de entorno Office 365 y herramientas digitales de trabajo colaborativo 

Aspectos Valorables

• Titulación universitaria o formación profesional y/o conocimientos relacionados con el ámbito de la administración de empresas, asistencia a dirección o similares. 
• Habilidades comerciales 
• Domino de inglés