Ofertas de empleo de Jefe/a de Oficina en Madrid

• Nivel de experiencia---
• Tipo de contratoA tiempo completo
• PublicadaNueva

. ERP Excel Office

Job Description Summary

Support office management, general services, and administrative operations for our local unit (PT +GSI) in Madrid. This role includes coordination with internal departments and external stakeholders, as well as support in financial operations, tax compliance, EHS, and HR administration.

Job Description

We are looking for a proactive and detail-oriented professional with strong analytical, organizational, and communication skills. This role acts as a central coordination point between the Madrid office’s daily operations, internal departments, and external stakeholders, including banks, tax authorities, suppliers, and customers.

The successful candidate will support general office services while managing a broad range of administrative, financial, and compliance-related activities. This position requires a high degree of autonomy, accuracy, and professionalism, along with the ability to handle sensitive financial and operational information with discretion.

Key Responsibilities

Office Management & General Services:

• Coordinate day-to-day office operations and general service activities for the Madrid site
  
  
• Manage annual requests related to general services and company vehicles (additions, removals, updates)
  
  
• Review, validate, and approve invoices through internal systems
  
  
• Monitor overhead costs and coordinate site maintenance and external service providers
  
  

• Prepare regular reports on bank account positions (by general ledger, cost center, and project)
  
  
• Manage overdue receivables, direct debit payments, and tax/customs-related payments
  
  
• Ensure proper documentation and administrative follow-up of financial transactions and operational costs
  
  

• Act as the main contact for communications from the Spanish Tax Agency (AEAT), including processing official notifications and certificates
  
  
• Manage Intrastat submissions and intracommunity transaction reporting
  
  
• Support IGIC tax refund processes and related administrative activities
  
  
• Maintain records of company powers of attorney and prepare documentation for customer tenders
  
  

• Coordinate the renewal and management of insurance certificates (e.g., civil liability, life insurance)
  
  
• Monitor energy and fuel consumption and provide required monthly Social Security documentation
  
  
• Support recruitment and HR administration, including vacation tracking and periodic reporting
  
  

• Manage allocation and accounting transfers of general expenses and shared personnel cost centers
  
  
• Support annual personnel cost analysis, including salaries, social security contributions, benefits, and related expenses
  
  

• A university degree is not mandatory; relevant experience and capability are highly valued
  
  
• Strong interpersonal and communication skills, with the ability to engage effectively with internal teams and external stakeholders
  
  
• Advanced English proficiency (minimum C1), both written and spoken
  
  
• Advanced Excel skills and experience with ERP systems (e.g., SAP, Navision, or similar)
  
  
• Familiarity with Spanish tax and administrative processes (AEAT platforms preferred)
  
  
• High level of integrity, discretion, and professionalism when handling confidential information
  
  
• Proven experience in administrative, financial, or operational support roles
  
  
• High level of autonomy, reliability, and hands-on approach to problem-solving
  
  

• Nivel de experiencia---
• Tipo de contratoA tiempo completo
• Publicada15 abr.

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Grupo Planeta

Somos el primer grupo editorial y de comunicación español, de capital familiar, que lidera una amplia oferta al servicio de la cultura, la formación, la información y el entretenimiento audiovisual, con presencia en más de 20 países, conectando con 25 millones de personas cada día. Todos los profesionales y empresas del Grupo Planeta compartimos unos principios que tienen como base las personas, la ética, la calidad y la excelencia en el trabajo.

¡Te invitamos a conocernos!

Descripción de la oferta

En Grupo Planeta estamos buscando un/a Responsable de la Oficina de Relaciones Internacionales de UNIE Universidad para nuestra división Planeta Formación y Universidades.

La misión es liderar, planificar y ejecutar la estrategia de movilidad internacional de UNIE Universidad, garantizando la excelencia en la gestión integral de los programas de movilidad para estudiantes, docentes y personal. El objetivo principal es asegurar el cumplimiento riguroso de las normativas europeas y nacionales (SEPIE), optimizar el uso de las plataformas de gestión interinstitucional y fomentar alianzas estratégicas que posicionen a UNIE en el mapa académico global.

¿Cuáles serían tus principales funciones?

• Gestión Integral de la Movilidad: Coordinar los programas de movilidad internacional (Erasmus+, convenios bilaterales extracomunitarios) y nacional (SICUE), supervisando todo el ciclo de vida del estudiante/personal (nominaciones, Learning Agreements, reconocimientos de créditos, incidencias).
• Enlace Institucional: Actuar junto con la Dirección de Relaciones Internacionales como interlocutor ante el Servicio Español para la Internacionalización de la Educación (SEPIE). Gestionar las convocatorias (acciones KA131, KA171, etc.), redacción y presentación de proyectos e informes intermedios y finales.
• Análisis y ajuste de acuerdos de movilidad: asegurar la adecuación de los partners internacionales para una óptima experiencia de movilidad, coordinándose con los responsables académicos de la universidad de manera recurrente y analizando la experiencia de los participantes.
  
  

• Titulación Universitaria (Grado o Licenciatura). Se valorará positivamente formación de posgrado en Relaciones Internacionales, Gestión Educativa o Gestión de Proyectos Europeos.
• Experiencia demostrable de al menos 3 a 5 años liderando o coordinando una Oficina de Relaciones Internacionales en el ámbito de la Educación Superior.
• Conocimientos Técnicos:
• Dominio de los procesos SEPIE: Conocimiento profundo del ciclo completo de los proyectos de movilidad Erasmus+ (solicitud, gestión de subvenciones, auditorías y justificaciones finales).
• Manejo experto de plataformas europeas: Beneficiary Module (antigua Mobility Tool) para la gestión y reporte de movilidades.
• Erasmus Without Paper (EWP) e Inter-Institutional Agreement Manager.
• Online Language Support (OLS) y EU Login.
• Gestión de Movilidad: Experiencia sólida en el uso de softwares de gestión de movilidad universitaria (como MoveON, Mobility-Online, o similares).
• Idiomas: Inglés: Nivel Alto / Bilingüe (C1 o C2 demostrable). Se valorará conocimiento de otros idiomas.
  

• Organización y planificación.
• Atención al detalle.
• Interés por trabajar en equipo y proactividad.
• Habilidades de comunicación.
  
  

• Contrato estable: Indefinido y a jornada completa.
• Podrás desarrollarte profesionalmente gracias a nuestros planes de formación y desarrollo de talento interno.
• Descuentos y promociones exclusivas para nuestros empleados (masters y posgrados, sellos editoriales, coleccionables, Casa del Libro…).
• Un atractivo paquete de beneficios sociales a través del plan de retribución flexible que incluye: tarjeta transporte, tarjeta restaurante, cheque guardería, seguro médico, etc.
  
  

• Nivel de experiencia---
• Tipo de contratoA tiempo completo
• Publicada6 abr.

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