Ofertes d'ocupació de Assistent/a Executiu/a

• Nivell d'experiència---
• Tipus de contracteConsultor
• Publicada23 d’abr.

Office

At Revlon, we’re passionate about all things beauty and inspiring women to ‘Live Boldy’. Since the launch of the first opaque nail enamel in 1932, Revlon has provided our consumers with high quality products that deliver sophisticated glamour. Today, Revlon's diversified portfolio of brands is sold in more than 150 countries around the world and has some of the world’s most iconic and desired brands in colour cosmetics, skin care, hair care, hair color and fragrances.

At Revlon, we are equally passionate about our team! We celebrate success, invest in health and wellbeing initiatives as well as professional development programs designed to unlock potential.

In Barcelona, we are the second largest headquarters globally!

- Are you able to work in a hybrid model? 3 days at the office, 2 days from home.

- Do you eat at the office? We have a high percentage subsidized by the company!

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ASSISTANT SVP PROFESSIONAL BRANDS

• Gestión y coordinación de la agenda a nivel nacional e internacional (equipos locales, internacionales, cross funtional teams, clientes externos, etc.)
• Organización y coordinación de reuniones nacionales e internacionales, tanto online como presenciales: coordinación de todos los materiales necesarios, coordinación de las agendas de los asistentes y asegurar una ejecución excelente.
• Organización de viajes (todas las tareas administrativas que conlleva según la casuística de cada uno)
• Filtro de llamadas
• Liquidacion Visas, Gastos, etc…
• Coordinar tareas departamentales generales que se le requieren, como:
• Cambio Layout
• Visitas externas
• Coordinación con General Services (impresión de posters para oficinas, decoración salas, velar por tener un orden y limpieza en el dpt…)
• Todas las tareas administrativas derivadas del puesto de trabajo (pueden variar según las necesidades del negocio).

Cualidades Necesarias:

Para un buen desempeño del puesto de trabajo debe ser una persona organizada, proactividad, con iniciativa y con buenas habilidades comunicativas, que sepa priorizar para facilitar el trabajo diario del SVP.

Debe saber establecer buenas relaciones con todos sus colaboradores directos y superiores, así como con las assistants de otros países para ayudarle a conseguir sus objetivos.

SOPORTE GLOBAL MKT DPT. & EDUCATION DPT.

Para REVLON PROFESSIONAL – AMERICAN CREW - CND

• Realización de los pedidos de bienes y servicios SAP :
• Resolución Incidencias de facturas (VIM SAP), pagos a proveedores, pagos anticipados, etc… de Revlon Prof., American Crew y CND
• Coordinación diaria con el Financial Controler para garantizar que los procesos de la compañía se cumplen y se ejecutan correctamente (MDG, TOA, Política Viajes, …) así como seguimiento del Budget por marcas/PO’s
• MDG ProcessàRealizar todo el proceso de altas, extensión y modificación de proveedores, desde su inicio a fin, realizando el seguimiento exhaustivo para no incurrir en retrasos.
• TOA Processà Grabar en el sistema todos los TOA’s del dpto. asegurando así que se adjunta la documentación necesaria y el control de todos los TOA’s solicitados, así como realizar el seguimiento e ir contactando con los approvers en caso de que se esté dilatando la aprobación.
• Vacaciones del Dpt.: Elaboración, seguimiento y control del calendario anual de todas las personas del dpt. (+/- 30 pax) para garantizar que el dpt. siempre está cubierto en cualquier época del año.
• Soporte en la organización de reuniones con otros equipos o proveedores (materiales, audiovisuales, salas, catering…)
• Todas las tareas administrativas del día a día como, por ejemplo
• Coordinación con la fábrica del PLA en temas de Import/Export
• Solicitud muestras / envío de muestras
• Solicitud Material Oficina
• Gestión nuevas incorporaciones dpt.: User Request/ Plan inducción protocolos, etc.…
• Mensajería
• Soporte con los procedimientos (formación de los nuevos procedimientos al equipo)
• Soporte en la organización de viajes
• Soporte y ayuda en el día a día
• Soporte al VP Educaciónà
• Organización viajes
• liquidación de Visas y Gastos de Viajes

Cualidades Necesarias:

Es una posición donde una de las principales cualidades es poder realizar varias tareas simultáneamente.

• Ser eficiente para impulsar el crecimiento del dpt: controlar todos los procesos y tener a tiempo las tareas demandadas por el equipo para que puedan centrarse en lo que aporta valor añadido a la marca.
• Establecer fuertes lazos con cada uno de mis compañeros para lograr un buen ambiente de trabajo e inspirarles confianza.
• Intermediario entre nuestro departamento y los demás dpt. de la compañía:

IT/ Compras/Finanzas/ RRHH - estableciendo buenas relaciones con ellos para ayudar a mi equipo a desbloquear temas rápidamente y que puedan centrarse en el negocio (incidencias liquidaciones, IT, recepciones mercancías en el Pla, etc.)

• En definitiva, persona resolutiva, rápida en la acción y de gran confianza para el equipo.

• Nivell d'experiència---
• Tipus de contractePer dies
• Publicada17 d’abr.

En ATREVIA, consultora global de comunicación y asuntos corporativos, buscamos incorporar una persona con una alta capacidad de organización, planificación, análisis y criterio ejecutivo, para el puesto de Executive Assistant en nuestras oficinas de Madrid. Esta posición dará soporte directo a nuestra presidenta, con foco en la coordinación de agenda, la preparación de informes, el seguimiento de proyectos clave y la interlocución con stakeholders de alto nivel.

Funciones principales:

• Coordinación y gestión de agendas complejas de alta dirección.
• Organización de reuniones estratégicas (presenciales y virtuales) con su preparación, documentación, actas y seguimiento posterior de acuerdos y tareas.
• Elaboración de informes ejecutivos, documentos internos y materiales de dirección.
• Seguimiento operativo de proyectos clave, facilitando su ejecución y cumplimiento de plazos.
• Interlocución con clientes, instituciones y socios estratégicos, con confidencialidad y criterio.
• Coordinación de viajes y desplazamientos con atención al detalle.
• Apoyo en la organización logística de reuniones corporativas relevantes.

Perfil requerido:

• Inglés alto (mínimo C1).
• Mínimo 5 años de experiencia en puestos similares de alta dirección.
• Dominio de herramientas digitales de gestión, colaboración y ofimática.
• Muy alta capacidad de organización, orden, autonomía y atención al detalle.
• Excelente redacción y comunicación, tanto verbal como escrita.
• Alta capacidad de análisis, priorización y ejecución.
• Discreción, profesionalidad y orientación a resultados.

Valoramos adicionalmente:

• Conocimientos de seguimiento de proyectos y metodologías básicas de gestión.
• Experiencia previa en entornos corporativos o institucionales.
• Actitud proactiva, resolutiva y orientada a la mejora continua.

¿Qué ofrecemos?

• Contrato indefinido e incorporación inmediata.
• Retribución motivadora, acorde a experiencia y responsabilidad.
• Plan de retribución flexible.
• Incorporación a un entorno dinámico, con proyección y colaboración transversal.
• Cultura corporativa basada en la confianza, la diversidad y el impacto social.

Buscamos personas con visión ejecutiva, estructura y compromiso. Si sabes dar soporte estratégico y operativo en entornos de alta exigencia, te estamos buscando.

• Nivell d'experiència---
• Tipus de contracte---
• Publicada16 de gen.

Office Excel Outlook PowerPoint Word

Adecco colabora con empresa ubicada en la zona norte de Madrid, en la incorporación en su plantilla de un/a Office Manager.Funciones principales:

-Supervisar el mantenimiento general de la oficina, garantizando que esté limpia, organizada y operativa.

-Coordinar la compra y gestión del material de oficina (material de oficina, equipos, etc.).

-Supervisar los gastos de oficina y mantener el presupuesto dentro de los límites establecidos.

-Gestionar las relaciones con los/las proveedores/as y prestadores de servicios (limpieza, reparaciones, etc.).

-Garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad de la oficina.

-Gestionar y dirigir las llamadas telefónicas y los correos electrónicos entrantes.

-Gestionar el/la correspondencia físico/a y digital.

-Organizar y coordinar reuniones internas y externas.

-Coordinar la logística de eventos y actividades de la empresa (por ejemplo, reuniones, seminarios, almuerzos de equipo).

-Proporcionar apoyo a varios departamentos, ayudando con tareas administrativas cuando sea necesario, por ejemplo, Recursos Humanos:

-Ayudar en la gestión de las nóminas y las prestaciones de los/las empleados/as.

-Coordinar la incorporación de nuevos empleados/as y las necesidades de RRHH relacionadas con la oficina.

-Gestionar la programación de los viajes de los/las empleados/as cuando sea necesario.

-Actuar como punto de contacto para cuestiones relacionadas con la oficina y otros asuntos administrativos/as.Se requiere:

-Licenciatura en Administración de Empresas o similar.

- Experiencia, al menos de 10 años en un puesto similar.

-Conocimientos avanzados de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) y/o Google Workspace.

- Experiencia en el uso de herramientas de gestión de proyectos (como Trello, Asana, Monday.com, etc.) y herramientas de colaboración.

-Puede ser muy valiosa la experiencia laboral previa en funciones administrativos/as o de apoyo, como asistente/a administrativo/a, coordinador/a de oficina o recepcionista.

-También es muy deseable experiencia en gestión de equipos, manejo de presupuestos o recursos, o coordinación de eventos.

-Capacidad de comunicación eficaz y atención al detalle.

- Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo.

- Actitud proactiva y capacidad de resolución de problemas.

-INGLÉS nivel alto C1-C2 imprescindible.Se ofrece:

-Contrato indefinido directamente en la empresa

-Jornada completa

-Horario: de lunes a jueves de 9 a 18:15h y viernes de 9 a 15h. Julio y Agosto, jornada intensiva de 8 a 15h.

-22 días de vacaciones al año + 24 y 31 de Diciembre + 1 día extra asignado por la compañía.

-Tickets restaurante

-Seguro médico/a

-Centro de trabajo: ALCOBENDAS (se dispone de servicio lanzadera desde varios puntos de Madrid).