Nombre de la empresa: Vestige Collection

Puesto: Agente de Reservas (individuales & grupos)

Departamento: Comercial

Reporta a: Director de Reservas & Revenue

Misión del cargo

1. Velar por el adecuado funcionamiento del dpto. de Reservas, con la finalidad de dar respuesta a solicitudes de particulares, agencias de viajes y empresas ya sea vía email, teléfono o web.
2. Cotizar y confirmar reservas, procesar cancelaciones y modificaciones.
3. Cumplir con los estándares fijados por la Gerencia de área cumpliendo con los estándares requeridos y agregando valor para el logro de la rentabilidad del negocio.
4. Velar por mantener un buen ambiente de trabajo, colaboración e integración del dpto, con la compañía y otras áreas.

Funciones del puesto:

1. Procesar reservas vía email, teléfono, web y redes sociales, manteniendo una actitud proactiva con el cliente. Responder a sus dudas e inquietudes cumpliendo con los estándares corporativos, transmitiendo la esencia de la compañía, con la finalidad de concretar las reservas.
2. Cumplir con los más altos estándares de atención establecidos por la empresa en cuanto a etiqueta telefónica, formatos de respuestas, normas y procedimientos que garanticen una secuencia de trabajo organizado, efectivo y eficiente.
3. Coordinar devoluciones y modificaciones necesarias que requiera la gestión de cada reserva en particular.
4. Verificar los depósitos de prepago de agencias de viajes.
5. Manejar correspondencia diaria y dar respuesta a requerimientos planteados de manera oportuna.
6. Procesar reservas aplicables desde oficinas de ventas, departamentos del hotel y agencias de viajes.
7. Conocer disponibilidad de habitaciones, su ubicación, layout y características.
8. Conocer tarifas y beneficios de cada programa y precios ofrecidos.
9. Conocer los canales de ventas y acuerdos con Empresas, agencias y/o clientes habituales, además de saber manejarlos.
10. Manejar los distintos formularios impresos y digitales del hotel, dando buen uso a las cotizaciones y confirmaciones, siguiendo los estándares de la compañía.
11. Mantener actualizada la base de datos de reservas.
12. Vender habitaciones y servicios adicionales del hotel.
13. Ingresar al sistema todas las reservas hechas por los clientes en plataformas de reserva en línea y confirmarlas.
14. Enviar soportes de comisiones al departamento de contabilidad para efectuar el pago a las agencias de viajes y vendedores independientes.
15. Enviar cada depósito realizado por las agencias de viajes o clientes al departamento de contabilidad para su validación.
16. Conocer y aplicar políticas de garantía, No Show, entre otras y aplicar el procedimiento correspondiente, en los casos que así lo amerite.
17. Conocer los procedimientos de Recepción que involucren al área de reservas y prestar asistencia a los compañeros cuando sea requerida.
18. Informar al dpto. de Recepción acerca de reservas especiales, colocando siempre en sistemas notas con observaciones relacionada con alguna reserva; cumpleaños, boda, aniversario, repitente, VIP, alguna discapacidad, alergias, entre otras.
19. Promover y captar reservas para el hotel.
20. Ofrecer alternativas o soluciones en caso de no disponibilidad de las opciones solicitadas.
21. Respetar las políticas de privacidad y confidencialidad de la información de los clientes.
22. Mantenerse actualizado sobre los sistemas de reservas, tendencias del mercado y técnicas de atención al cliente.
23. Participar en programas de formación ofrecidos por el hotel para mejorar sus habilidades y conocimientos.
24. Gestionar las peticiones de grupos y eventos de las propiedades, siendo el nexo entre el cliente final y el hotel para la organización y solicitud del mismo.

Las funciones anteriormente descritas no son excluyentes dada la naturaleza de la actividad hotelera y especialmente las características del Hotel, pudiendo el supervisor requerirle tareas adicionales y/o proyectos especiales no especificados en la presente descripción.

HABILIDADES & REQUISITOS

• Orientación al detalle (Habilidades en servicio al cliente y comunicación)
• Organización
• Resolución de problemas
• Trabajo en equipo
• Experiencia previa en hotelería (área de reservas individuales y de grupos/eventos)
• Ser capaz de promover y captar reservas para el hotel
• Manejar plataformas de reservas digitales (Booking.com, Expedia entre otras)
• Conocimientos informáticos a nivel usuario
• Buen trato con el huésped
• Alto estándar de servicio
• Buena presencia
• Proactividad
• Empatía
• Persona dinámica y positiva
• Flexibilidad para poder viajar a algunas de las propiedades para recibir al grupo en caso de ser necesario.

IDIOMAS

• Español – Nivel nativo o bilingüe
• Inglés - Nivel avanzado inglés
• Francés – Se valora su conocimiento

EXPERIENCIA

• Experiencia similar de al menos 2 años en hoteles de 5*
• Experiencia en el departamento de reservas (gestión individual & grupos/eventos)

Si estás interesado envía el CV a: [email protected]