CLIENT RELATIONS/HOTEL RESERVATIONS ASSISTANT

Based in beautiful Sitges, near Barcelona, we are looking for a Client Relations/Hotels Reservations Assistant to assist with all administrative aspects of client queries, hotel bookings, and trip preparation for our cycling

tours. The role will involve assisting 30% of the time with client relations and 70% of the time

with hotel reservations and pre-trip preparations. This role includes but is not limited to

processing bookings, making guest changes, and assisting with answering client emails. It will

also assist the Hotels Department in all areas of booking hotels, meals, etc for each of the

cycling trips we run.

Salary is negotiable, depending on experience. No relocation available.

Duties:

- CUSTOMER RELATIONS:

• Respond to customer enquiries

• Maintain a positive, empathetic, and professional attitude towards clients at all times

• Respond promptly to customer enquiries (within 24 hours at the latest)

• Communicate with customers through a variety of channels (primarily email)

• Acknowledge and resolve customer requests and complaints.

• Understand our various cycle tours in order to be able to answer questions.

• Process bookings and cancellations.

• Processing Tour de France ticket purchases

• Maintain a record of customer interactions, transactions, comments, special requests

and complaints.

• Liaise with the USA sales team

• Communicate and coordinate with colleagues as required.

• Provide feedback on the efficiency of the customer service process and recommend

changes to improve processes.

• Assist with pre-trip preparations

- HOTEL RESERVATIONS:

• Assist the team with tasks prior to each trip.

• Keeping the hotel reservation file up to date

• Incorporate information received from hotels (rates, payment terms, cancellation

policies, payment calendar, etc...)

• Follow up with emails, option deadlines, room reduction deadlines, etc.

• Check that the to-do list for each trip is completed on time.

• Check all details with hotels prior to arrival (meals, schedules, rooms required, etc...)

• Check with hotels any special requests from our guests (extra nights, massages,

upgrades, etc...)

• Contact the Trip Manager before each trip so that they're updated with all hotel

information prior to arrival.

• Keep the payment calendar up to date and ensure that we have the latest version of

each invoice.

• Check invoices before handing them over to the accounts department (make sure they

include the items we've asked for, and the correct numbers and prices).

Ideal profile:

❖ Attention to detail - essential!

❖ Organised with the ability to streamline and prioritize essential, time-sensitive tasks

❖ Analytical skills (e.g. to help review payment terms and cancellation policies)

❖ Ability to deal with challenges and last-minute changes

❖ Willingness to learn and adapt to our workflow

❖ Ability to work in a small office environment

❖ English - fluent

❖ French & Italian would be an advantage, especially for phone calls.

❖ Strong computer skills - Outlook, Word, Excel and Google Docs

CASTELLANO:

ASISTENTE CLIENTE RELATIONS/HOTELES

Buscamos un asistente de relaciones con los clientes/reservas de hotel para ayudar con todos

los aspectos administrativos de las consultas de los clientes, las reservas de hoteles y la

preparación de los viajes para nuestras excursiones en bicicleta. El puesto consistirá en ayudar

un 30% del tiempo con las relaciones con los clientes y un 70% del tiempo con las reservas de

hotel y los preparativos previos al viaje. Este papel incluye, pero no se limita a, procesar

reservas, realizar cambios de huéspedes y ayudar a responder a los correos electrónicos de los

clientes. También ayudará en el departamento de Hoteles en todas las áreas de reserva de

hoteles, comidas, etc. para cada uno de los viajes ciclistas que organizamos.

Funciones:

- RELACIONES CON LOS CLIENTES:

• Responder a las consultas de los clientes

• Mantener una actitud positiva, empática y profesional hacia los clientes en todo

momento.

• Responder rapidamente a las consultas de los clientes (en un plazo máximo de 24

horas).

• Comunicarse con los clientes a través de diversos canales (principalmente correo

electrónico)

• Atender y resolver las peticiones y quejas de los clientes.

• Tener conocimiento de nuestros distintos recorridos en bicicleta para poder responder

a sus preguntas.

• Procesar reservas y cancelaciones.

• Procesar las compras de billetes para el Tour de Francia.

• Mantener un registro de las interacciones, transacciones, comentarios, peticiones

especiales y quejas de los clientes.

• Servir de enlace con el equipo de ventas de EE.UU.

• Comunicarse y coordinarse con los compañeros cuando sea necesario.

• Proporcionar información sobre la eficacia del proceso de atención al cliente y

recomendar cambios para mejorar los procesos.

• Ayudar en los preparativos previos al viaje

- RESERVAS DE HOTEL:

• Asistir al equipo en las tareas previas a cada viaje.

• Mantener actualizado el fichero de reservas hoteleras.

• Incorporar la información recibida de los hoteles (tarifas, condiciones de pago, políticas

de cancelación, calendario de pagos, etc)

• Realizar el seguimiento de correos electrónicos, plazos de opciones, plazos de

reducción de habitaciones, etc.

• Comprobar que la lista de tareas pendientes para cada viaje se completa a tiempo.

• Comprobar todos los detalles con los hoteles antes de la llegada (comidas, horarios,

habitaciones necesarias, etc)

• Comprobar con los hoteles cualquier petición especial de nuestros huéspedes (noches

extra, masajes, mejoras de categoría, etc)

• Ponerse en contacto con el Trip Manager antes de cada viaje para que esté al corriente

de toda la información del hotel antes de la llegada.

• Mantener actualizado el calendario de pagos y asegurarse de que disponemos de la

última versión de cada factura.

• Comprobar las facturas antes de entregarlas al departamento de contabilidad

(asegurarse de que incluyen los artículos que hemos solicitado y los números y precios

correctos).

Perfil ideal:

❖ Altamente detallista y responsable - ¡esencial!

❖ Organizado, con capacidad para racionalizar y priorizar las tareas esenciales y urgentes.

❖ Capacidad analítica (por ejemplo, para ayudar a revisar las condiciones de pago y las

políticas de cancelación)

❖ Capacidad para afrontar retos y cambios de última hora

❖ Disposición para aprender y adaptarse a nuestro flujo de trabajo

❖ Capacidad para trabajar en un entorno de oficina pequeño

❖ Inglés fluido

❖ Se valorará el francés y el italiano, especialmente para las llamadas telefónicas.

❖ Conocimientos informáticos - Outlook, Word, Excel y Google Docs