Objetivo del puesto.

Coordinar y supervisar las actividades administrativas y operativas de la oficina, asegurando su buen funcionamiento. Proporcionar apoyo directo a la Dirección en tareas organizativas, de gestión y de secretariado, facilitando el trabajo ejecutivo y garantizando la eficacia y eficiencia en la gestión del tiempo y de los recursos.

Funciones y responsabilidades principales

• Gestionar la agenda del Director General o la Dirección Ejecutiva, planificando y organizando reuniones, viajes y eventos.
• Preparar informes, presentaciones y documentos para la Dirección.
• Coordinar y supervisar el personal de apoyo (recepción, mensajería, etc.).
• Organizar eventos internos de la oficina, reuniones, formaciones y celebraciones corporativas.

Formación

• Grado en Administración de Empresas, Secretariado, o similar.
• Formación específica en gestión de oficinas o en el área administrativa es valorada positivamente.

Experiencia

• Al menos 3-5 años de experiencia en roles de Office Manager, asistente ejecutivo o secretariado de dirección.

Conocimientos y habilidades

• Habilidades avanzadas en el manejo de herramientas ofimáticas (Microsoft Office, Microsoft 365, etc)).
• Dominio de inglés. Se valorarán positivamente otros idiomas.
• Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
• Capacidad para gestionar múltiples tareas y adaptarse a situaciones de cambio.
• Habilidad para la comunicación efectiva, tanto escrita como verbal.
• Alto nivel de discreción y confidencialidad.