Descripción

Se buscan personas para ocupar puestos vacantes en la recepción del complejo de Villaviciosa de Odón

Responsabilidades

• Administrar y enrutar las llamadas telefónicas de manera adecuada

• Tramitación e informe de gastos de oficina

• Mantener registros físicos y digitales de los empleados.

• Controlar los suministros de oficina y realizar pedidos cuando sea necesario

• Organizar los documentos de la empresa en sistemas de archivo actualizados

• Atender consultas de empleados y clientes (por correo electrónico, teléfono o en persona)

• Preparar presentaciones, hojas de cálculo e informes.

• Actualizar las políticas y protocolos del Complejo según sea necesario

• Responder preguntas y atender quejas

• Responder todas las llamadas entrantes y derivarlas o dejar mensajes

• Recibir cartas, paquetes, etc. y distribuirlos

• Preparar el correo postal saliente redactando correspondencia, precintando paquetes, etc.

• Mantener actualizados los registros y archivos

• Asumir otras funciones que se le asignen (preparativos de viajes, programaciones, etc.)

• Gestión de check in y check out de clientes en la residencia siguiendo el protocolo establecido por la empresa.

• Colaborar en la atención de clientes durante su estancia, informándoles del uso de instalaciones, servicios, eventos.

• Gestión de reservas y comercialización.

• Funciones administrativas como introducción de la facturación y cobros de los servicios consumidos por los clientes.

• Recibir, transmitir, dirigir e intervenir en las reclamaciones/sugerencias de los clientes.

• Atención telefónica, presencial y a través de correo electrónico en castellano e inglés.

• Resolución de incidencias, contacto con proveedores y seguimiento del mantenimiento del edificio.

• Gestión del acondicionamiento de las áreas comunes.

• Apoyo a la Dirección del Complejo

Requisitos / Qué ofrecemos

• Experiencia laboral como Auxiliar de administración y recepción en residencia de estudiantes u hotel, o en un puesto pertinente rol similar

• Experiencia práctica con MS Office Suite (particularmente MS Word y MS Excel)

• Habilidades matemáticas básicas

• Habilidades sólidas de gestión del tiempo con la capacidad de priorizar tareas

• Conocimientos sobre procedimientos de gestión de oficina y contabilidad básica

• Grandes capacidades sociales y comunicativas

• Habilidades organizativas y para la realización de varias tareas a la vez

• Capacidades para solucionar problemas

• Orientación a la atención al cliente

IDIOMAS

Inglés (oral y escrito).

Se valorará positivamente otros idiomas